PROPOSAL APLIKASI SISTEM PERPUSTAKAAN “SMA NEGERI 4 BOGOR BERBASIS WEB


Latar Belakang
Perpustakaan tak bisa dipisahkan dari pembelajaran siswa-siswi di sekolah dalam mencari ilmu pengetahuan. Fasilitas yang disediakan sekolah ini, sangatlah bermanfaat bagi semua siswa apabila bisa memanfaatkannya secara maksimal. Koleksi buku pada perpustakaan hendaknya selalu diperbaharui pada setiap periodenya sesuai dengan penerapan sistem pendidikan yang diterapkan oleh pemerintah. Namun, tidak semua perpustakaan menerapkan teknologi dalam proses kegiatan perpustakaan seperti peminjaman buku, pendaftaran anggota, pencarian buku dan lain-lain. Hal ini membuat kegiatan perpustakaan dilakukan secara manual atau menggunakan pembukuan.
SMA Negeri 4 Bogor merupakan salah satu sekolah menengah atas negeri di Kota Bogor. Pada tahun 2012 ini, SMA 4 bertekad memperbaiki infrastruktur dan kinerja para guru-guru agar bisa menjadi sekolah yang berbasis internasional. Namun, perbaikan infrastruktur tidak dibarengi dengan perkembangan sistem informasi di dalam sekolah ini. Salah satunya adalah belum terkomputerisasinya sistem pengelolaan perpustakaan, dengan penerapa sistem manual membuat kurang maksimalnya kinerja perpustakaan. Beberapa Contohnya, sistem pencarian buku yang memakan waktu dan peminjaman buku yang masih dicatat dalam bentuk pembukuan. Hal ini membuat pelayanan terhadap siswa-siswi SMA 4 menjadi kurang baik.
Dengan menganalisa gejala-gejala permasalahan tersebut, kami dapat menarik kesimpulan mengenai suatu peluang pengembangan sebuah aplikasi perpustakaan yang diterapkan pada sekolah ini. Aplikasi tersebut berbentuk web yang berisi kegiatan-kegiatan perpustakaan yang sebelumnya dilakukan secara manual menjadi sebuah sistem terkomputerisasi, contoh seperti pengelolaan daftar buku yang dipunya oleh perpustakaan dalam bentuk database. Aplikasi ini dibangun dengan tampilan user interface yang user friendly, sehingga bagi pengguna yaitu pegawai perpustakaan bisa menggunakannya dengan mudah. Tampilan dibuat menggunakan Macromedia Dreamweaver 8 dan Macromedia Flash 8, Database menggunakan MySql dan yang terpenting coding pemrograman menggunakan PHP.
Pengembangan sistem ini dimaksudkan untuk meningkatkan kinerja dari perpustakan dan mendukung SMA 4 Bogor menjadi sekolah yang tidak hanya berbasis internasional, namun menjadi sekolah negeri yang berbasis teknologi informasi kedepannya.

Rumusan Masalah
Aplikasi ini dibuat untuk perpustakaan “SMA NEGERI 4 BOGOR”, aplikasi ini dapat membantu kinerja perpustakaan yang sebelumnya menggunakan sistem manual untuk melakukan setiap kegiatannya. Sistem baru ini dapat membantu kinerja perpustakaan lebih cepat dan terkomputerisasi seperti pendaftaraan anggota, pencarian buku, peminjaman buku, pengembalian buku, perhitungan denda dan pemeliharaan data buku. Aplikasi ini berbentuk web yang penggunaannya diperuntukkan bagi pegawai perpustakaan. Sistem ini dibangun menggunakan beberapa software :
1. Coding pemrograman menggunakan bahasa PHP
2. Database menggunakan MySql
3. Tampilan sistem informasi menggunakan Macromedia Dreamweaver 8 dan macromedia Flash 8.












Depok, 22 Maret 2011
Hal : Pengajuan Proposal Proyek
Kepada
Yth. Bpk Dr. Sollihin, SKom., MMSI
Kepala Sekolah SMA Negri 4 Bogor Di Tempat
Dengan Hormat,
Dengan ini saya ,
Nama : Sigit Bayu Kusuma, Muhammad Fahrul, Yuliyanni
Fakultas/Jurusan : Ilmu Komputer/ Sistem Informasi
Bermaksud mengajukan proposal Proyek Aplikasi
Kami menyatakan bersedia dan sanggup menyelesaikan proyek kami sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan oleh pihak SMA Negeri 4 Bogor apabila proposal proyek kami ini telah disetujui.
Sebagai bahan pertimbangan, dengan ini saya lampirkan proposal proyek yang berjudul ”APLIKASI SISTEM PERPUSTAKAAN “SMA NEGERI 4 BOGOR BERBASIS WEB”. Demikian surat pengajuan proposal proyek ini kami buat, atas perhatian dan kebijaksanaan Bapak, saya ucapkan terima kasih.


Hormat Kami,




( Sigit Bayu Kusuma dkk. )





Batasan Masalah
Batasan Masalah dari perumusan masalah diatas adalah sebagai berikut :
1. Membahas tentang proses :
a. Pendaftaraan anggota
b. Pencarian buku
c. Peminjaman buku
d. Pengembalian buku
e. Pemeliharaan data
f. Perhitungan denda

2. Tidak membahas tentang pembelian buku atau penjualan buku.
3. Tidak membahas tentang pembuatan laporan.
4. Sistem informasi berbasis web yang penggunaannya hanya untuk pegawai perpustakaan.

Ruang Lingkup Proyek Sistem
Proyek sistem informasi perpustakaan “SMA NEGERI 4 BOGOR” yang akan dikembangkan memiliki beberapa ruang lingkup yang harus dikerjakan yaitu sebagai berikut:
1. Menganalisis setiap prosedur-prosedur yang berhubungan dengan pendaftaraan anggota, cara peminjaman buku , pengembalian buku dan pengarsipan data.
2. Mendesain sebuah sistem yang mendukung dari sebuah sistem serta menunjang kinerja dari sistem ini.
3. Membuat sebuah program yang mengimplementasikan sistem informasi perpustakaan.
Menerapkan serta melakukan percobaan sistem informasi ini sampai dengan penerapan sistem informasi ini secara memuaskan.
Modul Pengembangan
1. Modul daftar buku yang tersedia
2. Modul pendaftaraan anggota
3. Modul peminjaman buku dan pengembalian buku
4. Modul pengorganisasian data
5. Modul pemeliharaan data buku
Manfaat Pengembangan Sistem
Manfaat dari pengembangan sistem ini adalah sebagai berikut :
1. Meningkatkan pelayanan perpustakaan kepada siswa-siswa “SMA NEGERI 4 BOGOR”
2. Memudahkan siswa-siswi untuk pendaftaraan anggota perpustakaan, peminjaman buku dan pengembalian buku.
3. Mengganti sistem manual ke dalam sistem baru yang lebih terkomputerisasi.
4. Mempermudah untuk pencarian buku.
5. Pemeliharaan data lebih cepat dan mudah dilakukan.
Tujuan Perencanaan Proyek
Tujuan dirancangnya proyek sistem informasi perpustakaan ini antara lain:
1. Mengurangi jumlah antrian siswa dan memberikan pelayanan peminjaman dan pengembalian buku lebih cepat dari sebelum sistem ini dibuat.
2. Proses pemeliharan data dapat dilakukan dengan pengarsipan melalui media komputer dan proses pemeliharaannya jauh lebih mudah jika dilakukan dengan komputerisasi
Waktu Pelaksanaan Proyek
Kegiatan dan waktu pelaksanaan Mei

1 2 3 4 Juni

1 2 3 4 Juli

Analisis Kebutuhan
Design fungsi
Pemograman
Pengujian
Instalasi
Pelatihan
Pemeliharaan
Dokumentasi


Rancangan Biaya Sistem Informasi
1. Biaya persiapan
Tipe Requitment Spesifikasi Harga Satuan ( Rupiah )
Software Macromedia dreamweaver 8
Macromedia flash 8
My SQL Server
Domain & Hosting 1.500.000

1.500.000
-
200.000/bulan

Hardware 1 Paket Komputer ( PC )
Modem Eksternal
1 Printer 4.800.000
500.000
750.000

JUMLAH
9.250.000

2. Biaya Pengerjaan :
No. Perincian Biaya ( Rupiah )
1 Analisis kebutuhan 300.000
2 Design Fungsi 400.000
3 Pemograman 3. 200. 000
4 Pengujian 250.000
5 Instalasi 150.000
6 Pelatihan 200.000
7 Pemeliharaan 300.000
8 Dokumentasi 200.000
Jumlah 5.000.000

Tenaga Pelaksana
Untuk mengembangkan sistem Informati perpustakaan “SMA NEGERI 4 BOGOR” berbasis web, maka dibutuhkan tim pengembang yang kompeten di bidangnya masing-masing, sebagai berikut:
1. Project Manager dan System Analisis : Yuliyanni
2. Database Engineering : Sigit Bayu Kusuma
3. Graphic and Software Engineer : Muhammad fahrul H
Metodologi
Metodologi merupakan elemen yang paling mendasar dari suatu proses bisnis. Berikut ini adalah suatu metodologi untuk merealisasikan proyek Aplikasi Sistem Informasi perpustakaan Berbasis Web, tahapannya sebagai berikut:
1. Analisis Kebutuhan
Mempelajari proses-proses dan indentifikasi data-data yang dibutuhkan, dalam perancangan suatu aplikasi informasi percetakaan berbasis web. Sehingga dapat memenuhi kebutuhan dan kemudahan dalam hal ini untuk meningkatkan pelayanan efesiensi dan keputusan.

2. Desain Fungsi
Melakukan desain sistem secara detail, mulai dari Context Diagram, Data Flow Diagram (DFD), desain file, desain tabel, relasi tabel dan sebagainya sehingga membentuk sistem lengkap sesuai dengan fungsi-fungsi bisnis yang dikehendaki.

3. Pemograman
Melakukan coding untuk merealisasikan desain fungsi yang telah dibuat. Lama Pengerjaan, kerumitan dan Jumlah baris coding menentukan besar-kecilnya harga Aplikasi yang dibuat.

4. Pengujjian
Melakukan beberapa testing dengan uji prilaku (behavior testing), focus terhadap input dan output, dan testing terhadap fungsionalitas sistem.

5. Instalasi
Mengganti sistem lama dengan menempatkan sistem baru yang telah dibuat, jika hasil dari suatu proses pengujian sudah sesuai dengan fungsinya.

6. Pelatihan
Sebelum aplikasi program dijalankan/ kunjungi oleh user, pihak developer proyek perangkat lunak bertanggung jawab melatih pegawai perpustakaan “SMA NEGERI 4 BOGOR” yang hendak mengoperasikan program aplikasi yang telah dibuat. Pihak pengembang juga berkewajiban memberikan informasi yang benar dan terbuka sehingga tidak menyulitkan para pengguna aplikasi selanjutnya.

7. Pemeliharaan
Proyek perangkat lunak tidak bisa selesai begitu saja setelah diserahterimakan, tetapi masih berlanjut hingga tenggang waktu yang cukup untuk memastikan bahwa produk perangkat lunak yang telah diserahkan tersebut bisa beroperasi dengan baik dan tidak ada kendala yang berarti.


8. Dokumentasi
Dalam sebuah proyek bisa terdiri dari beberapa dokumen. Dokumen dibuat untuk melihat kemajuan proyek yang sedang dikembangkan, sebagai referensi untuk bug bila terjadi kendala, sebagai pedoman operasional dan sebagainya.

Kelayakan Hukum
Secara hukum, seluruh perangkat baik software maupun hardware termasuk prosedur-prosedur yang akan digunakan tidak menyalahi ketentuan yang berlaku di negara Indonesia serta ketentuan perusahaan.